In den letzten Jahren wurden die Regelungen für elektronische Registrierkassen immer weiter verschärft. Seit 2017 besteht die Pflicht zur Einzelaufzeichnung der Geschäftsvorfälle (mit Ausnahmen für Einzelhändler). Seit 2018 kann das Finanzamt auch unangekündigte Prüfungen der Kassenführung vor Ort durchführen.
Ab 01.01.2020 sollten elektronische Kassensysteme über eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Da zurzeit jedoch noch keine zertifizierten Sicherheitslösungen bzw. TSE-konformen Kassen am Markt erhältlich sind (zwei TSE-Anbieter befinden sich aktuell im Zertifizierungsverfahren des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik), wurde eine „Nichtaufgriffsregelung“ hinsichtlich der Implementierung einer TSE bei elektronischen Kassensystemen bis zum 30.09.2020 beschlossen. Dies hat inzwischen auch das Bundesfinanzministerium (BMF) mit Schreiben vom 06.11.2019 offiziell bestätigt.
Hinweis: Hierbei handelt es sich also um eine Nichtbeanstandungsregelung. Damit wird dem Umstand Rechnung getragen, dass eine flächendeckende Ausstattung der Kassen nicht mehr fristgerecht möglich ist. Unternehmen bekommen nunmehr ausreichend Zeit, die für ihre Kassensysteme passenden Sicherheitseinrichtungen auszuwählen und zu implementieren. Lassen Sie sich hierzu beraten!
Zuwiderhandlungen gegen die Regelungen zur TSE, deren Zertifizierung sowie gegen die Melde- und Belegausgabepflicht können grundsätzlich empfindliche Strafen nach sich ziehen. Wird zum Beispiel ein nicht zertifiziertes Aufzeichnungssystem verwendet, kann dies mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 € bestraft werden.
Des Weiteren ist es für eine lückenlose Aufzeichnung wichtig, dass Sie etwaige Störfälle (technische Probleme, Anwenderfehler) im Zusammenhang mit Ihrem Kassensystem stets dokumentieren, damit Sie diese später bei Prüfungen des Finanzamts belegen können.
Bitte beachten Sie: Wenn Sie Ihr Kassensystem nach dem 25.11.2010 angeschafft haben und es den bisherigen Regelungen der Finanzverwaltung (insbesondere im Hinblick auf die Möglichkeit zur Einzelaufzeichnung der Geschäftsvorfälle) entspricht, stellt sich die Frage, ob Sie Ihr Kassensystem auf die TSE umrüsten können. Sie müssen also Ihr Kassensystem genau prüfen lassen: Haben Sie eine mit einer TSE aufrüstbare Kasse oder nicht? Ist eine Aufrüstung technisch nicht möglich, haben Sie für eine Neuanschaffung noch Zeit bis zum 01.01.2023. Ist eine technische Aufrüstung möglich, sollte diese spätestens bis zum 30.09.2020 erfolgen.
Im Zuge der Nichtaufgriffsregelung im Hinblick auf die Implementierung der TSE ist zudem vereinbart worden, dass entsprechende Meldungen der Unternehmen an das zuständige Finanzamt erst bei Verfügbarkeit eines elektronischen Meldeverfahrens durch die Finanzverwaltungen erfolgen müssen. Hier sind dann unter anderem die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten TSE mitzuteilen.
Hinweis: Trotz der Nichtbeanstandung sollten Sie die Umsetzung der Neuerungen zügig umsetzen!
Ab 01.01.2020 sind Unternehmer des Weiteren verpflichtet, bei jedem Kassenvorgang im Bargeschäft einen Kundenbeleg auszustellen. Der Beleg muss unter anderem die Uhrzeit, eine Transaktionsnummer und die Seriennummer der TSE ausweisen. Es kann jedoch ein Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht beim Finanzamt gestellt werden. Allerdings lässt der Gesetzgeber Ausnahmen von der Belegausgabepflicht nur in einem sehr bescheidenen Rahmen zu: Gedacht ist diese Befreiung aus Gründen der Zumutbarkeit zum Beispiel für Unternehmer, die Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkaufen.
Hinweis: Kassensysteme, die lediglich eine optionale Belegerstellung vorsehen, sind kritisch zu bewerten. Hierdurch kann nicht garantiert werden, dass jeder Geschäftsvorfall durch einen Beleg dokumentiert wird. Es ist aber wahrscheinlich, dass die neue, sich derzeit entwickelnde Kassengeneration eine zwingende Belegausgabe vorsieht.
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